お問い合わせフォームから営業案件を自動作成

ホームページのお問い合わせフォームから新規案件を獲得して、Business Centralの営業案件と連絡先に自動登録する方法をご紹介します。

Microsoft Forms ＋ Power Automate ＋ Dynamics 365 Business Centralを連携させます。

Microsoft Formsでお問い合わせフォームを作成

Office 365ポータルよりFormsを開き、「＋新しいフォーム」ボタンをクリックします。

タイトルに「お問い合わせ」と入力して「＋新規追加」ボタンをクリックします。

フォームにはテキスト以外にも選択肢や評価、日付などの種類を使うことができます。

フォームを追加して、お問い合わせフォームを作成します。

今回は不特定多数の人がアクセスするフォームなので、「共有」ボタンをクリックして「すべてのユーザーが送信可能」を選択します。

今回はWebサイト内に埋め込むため、タグをコピーします。
埋め込みが難しい場合は、リンクするだけでも利用可能です。

自社サイトにタグをペーストすると、自社Webサイトにお問い合わせフォームが完成します。
必要に応じて体裁を調整して下さい（ここでは割愛します）。

Power Automateでフォームデータを自動連係

Office 365ポータルからPower Automate画面に移動します。
「＋作成」画面を開き「自動化したクラウドワークフロー」をクリックします。

「フロー名」に[Webフォームから営業案件を作成]と入力して、Formsの「新しい応答が送信されたとき」をクリックして「作成」ボタンをクリックします。

「フォームID」欄に、先ほど作成した「お問い合わせ」フォームを選択して「＋新しいステップ」ボタンをクリックします。

先にフローの完成形をご覧下さい。
このようなフローになるように個々の処理を上から順に設定していきます。

2つめのフローです。
Formsの「応答の詳細を取得する」処理で、Formsで入力された情報を変数に取得します。
「フォームID」欄に[お問い合わせ]を選択して、「応答ID」欄に動的変数からFormsの[応答ID]を選択します。

3つめのフローです。
Business Centralの「レコードの作成(V3)」処理で、Business Centralの連絡先に会社を登録します。
「接続名」欄にBC環境名を選択
「会社名」欄にBC会社名を選択
「APIカテゴリ」欄にv2.0を選択
「テーブル名」欄に[contacts]を選択
「type」欄に[Company]と入力
「displayName」欄に動的変数からFormsの[会社名]を選択
「phoneNumber」欄に動的変数からFormsの[電話番号]を選択
「email」欄に動的変数からFormsの[メールアドレス]を選択

4つめのフローです。
Business Centralの「レコードの作成(V3)」処理で、Business Centralの連絡先に人を登録します。
「接続名」欄にBC環境名を選択
「会社名」欄にBC会社名を選択
「APIカテゴリ」欄にv2.0を選択
「テーブル名」欄に[contacts]を選択
「type」欄に[Person]と入力
「displayName」欄に動的変数からFormsの[お名前]を選択
「companyNumber」欄に動的変数からBusiness Centralの[number]を選択
（上記の連絡先会社登録時に発番された番号をセット）
「phoneNumber」欄に動的変数からFormsの[電話番号]を選択
「email」欄に動的変数からFormsの[メールアドレス]を選択

5つめのフローです。
Business Centralの「レコードの作成(V3)」処理で、Business Centralの営業案件を登録します。
「接続名」欄にBC環境名を選択
「会社名」欄にBC会社名を選択
「APIカテゴリ」欄にv2.0を選択
「テーブル名」欄に[opportunities]を選択
「contactNumber」欄に動的変数からBusiness Centralの[Number]を選択
（上記の連絡先人登録時に発番された番号をセット）
（必要に応じて）「salespersonCode」欄に担当者コードを入力
「description」欄に動的変数からFormsの[お問い合わせ内容]を選択
その他、必要に応じて項目をセットして下さい。